Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh chi tiết 2026

Đăng ký người phụ thuộc luôn là một trong những khó khăn cho các cá nhân, tổ chức trong quá trình quyết toán thuế TNCN. Bài viết dưới đây terra sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký người phụ thuộc, mẫu đăng ký và cách xử lý tình huống thường gặp để hoàn thành nhanh chóng và đúng quy định.

Điều kiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Để được giảm trừ gia cảnh khi đăng ký người phụ thuộc (NPT), người phụ thuộc phải thuộc nhóm đối tượng theo quy định của Luật Thuế TNCN, bao gồm:

• Con cái: bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con nuôi theo pháp luật quốc tế, con ghép, con ngoài giá thú dưới 18 tuổi, hoặc trên 18 tuổi nhưng mất khả năng lao động. Trong trường hợp con đang theo học tại các cơ sở giáo dục (đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề) tại Việt Nam và nước người vẫn tính người phụ thuộc nếu con không có thu nhập hoặc thu nhập thấp dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
• Vợ/chồng: trong trường hợp vợ/chồng không có khả năng lao động hoặc có thu nhập dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
• Cha mẹ: bao gồm cha mẹ ruột, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi trong trường hợp họ không có thu nhập hoặc thu nhập dưới mức 1 triệu đồng/tháng.
• Các cá nhân khác không nơi nương tựa: bao gồm anh chị em, ông bà, cô dì, chú bác… Chỉ khi người phụ thuộc là cá nhân thực sự không có nơi nương tựa, thì mới tiếp tục xét đến các tiêu chí khác như độ tuổi lao động hay tình trạng thu nhập.

Trong thực tế, terra thấy rằng nhiều cá nhân bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ do không chứng minh được quan hệ nuôi dưỡng thực tế. Một trường hợp điển hình tại doanh nghiệp sản xuất là nhân viên đăng ký cho anh ruột nhưng thiếu giấy tờ chứng minh người đó không còn ai khác nuôi dưỡng.

terra khuyến nghị người nộp thuế cần chuẩn bị xác nhận của UBND cấp xã về trách nhiệm nuôi dưỡng để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc 2026 gồm những gì?

Cá nhân thực hiện đăng ký người phụ thuộc online năm 2026 cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ để xác minh đối tượng. Theo quy định tại Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP, hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy khi nộp qua cổng dịch vụ công. Việc thiếu hụt các giấy tờ minh chứng là nguyên nhân chính khiến hệ thống Thuế điện tử trả về kết quả không hợp lệ.

Hướng dẫn cách đăng ký người phụ thuộc đơn giản

Hiện nay, người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc theo hai hình thức sau: cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT và cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT.

Cá nhân tự thực hiện đăng ký NPT

Hiện nay, có 3 cách để cá nhân tự thực hiện đăng ký người phụ thuộc như sau:

Đăng ký trực tiếp với cơ quan Thuế

Người nộp thuế có thể tải mẫu tờ khai trực tiếp trên trang của cơ quan Thuế. Theo điểm c khoản 1, điều 22 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh online như sau:

Điền thông theo tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT tại mẫu dưới đây: Mẫu số 20-ĐK-TCT Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Hồ sơ được nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú và làm việc:

• Nếu là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế hoặc cơ quan ngoại giao tại Việt Nam chi trả, nhưng chưa khấu trừ thuế, thì nộp tại Cục Thuế nơi làm việc.
• Nếu là cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nộp tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc.

Đăng ký online trên ứng dụng VNeID

Bước 1: Kiểm tra và cập nhật VNeID lên bản mới nhất, sau đó đăng nhập hoặc tạo tài khoản để sử dụng.

Lưu ý: Muốn thêm người phụ thuộc trên VNeID, người nộp thuế phải có tài khoản định danh mức 2 và cần đến công an hoặc nơi cấp CCCD để đăng ký trực tiếp.

Bước 2: Tại màn hình hiển thị của VNeID, chọn mục “Người phụ thuộc” trong “Tiện ích yêu thích”, rồi bấm “Thêm người phụ thuộc”.

Bước 3: Tiến hành điền đầy đủ thông tin người phụ thuộc, tiếp tục đánh đấu vào ô “Tôi xác nhận các thông tin trên là đúng” rồi nhấn “Gửi yêu cầu”.

Bước 4: Ứng dụng sẽ báo “Gửi yêu cầu thành công”.

Lưu ý: Người nộp thuế cần chờ thông báo xác nhận cập nhật thông tin thành công từ VNeID.

Đăng ký online trên website Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập vào tài khoản Thuế điện tử cá nhân.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để hoàn tất đăng nhập.

Xem thêm: Tra mã số thuế

Bước 3: Ấn chọn ““Đăng ký thuế” > “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

Bước 4: Chọn mẫu “20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”.

Bước 5: Nhập thông tin người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐK-TCT.

Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai”, sau đó nhấn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký NPT

Dưới đây là hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc online một cách rõ ràng và chi tiết: 

Đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTKK

Bước 1: Truy cập phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp để tiến hành kê khai.

Bước 2: Tiến hành chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” và tiếp tục chọn “20-ĐK-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của thu nhập từ TL, TC”. 

Bước 3: Lựa chọn kỳ tính thuế theo ngày tháng trên hệ thống và tiếp tục ấn chọn “Đồng ý”.

Bước 4: Kê khai thông tin dựa vào giấy ủy uy quyền và các giấy tờ của cá nhân cung cấp. Bạn có thể tham khảo hoặc tải về giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc tại đây theo Thông tư 86/2024/TT-BT.

Bước 5: Hoàn tất việc kê khai và xuất tờ khai “Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh” dưới định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế. Hiện nay có hai cách để nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc qua mạng bao gồm: 

Đăng ký người phụ thuộc online trên website dịch vụ công

Bước 1: Truy cập vào trang https://dichvucong.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp. Ở mục Đối tượng đăng nhập, chọn “Doanh nghiệp”. Sau đó, nhập tên đăng nhập và mật khẩu của doanh nghiệp.

Tiếp tục, nhập mã captcha xác thực và nhấn “Đăng nhập” để truy cập Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Thuế.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn chức năng “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”.

Bước 4: Tiến hành tải tờ khai XML lên website.

Bước 5: Chọn “Tra cứu hồ sơ tạm”. Sau khi màn hình hiển thị kết quả, chọn “Tra cứu” và “Nộp hồ sơ”.

Tiếp tục chọn “Hoàn thành kê khai” > “Ký điện tử và nộp hồ sơ” > “Nhập mã pin”. Thực hiện ký điện tử và nộp hồ sơ trên hệ thống.

Sau khi thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp 2 email thông báo: Xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và Thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Đăng ký người phụ thuộc online trên website Thuế điện tử

Bước 1: Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” > “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK” > “Chọn tệp hồ sơ” > “Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 3: Chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”, nhập các thông tin cần thiết theo hướng dẫn trên màn hình.

Sau đó, nhấn “Tra cứu” để hiển thị kết quả, tiếp tục chọn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất việc gửi tờ khai. 

Bước 4: Kiểm tra thông tin kê khai để xác định tính hợp lệ và sửa lại tờ khai (nếu cần).Cuối cùng, ấn chọn “Hoàn thành kê khai” để kết thúc quá trình đăng ký.

Bước 5: Chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ” và nhập mã pin để hoàn thành đăng ký.

Sau khi nộp hồ sơ thành công, hệ thống thuedientu@gdt.gov.vn sẽ gửi cho doanh nghiệp hai email thông báo, bao gồm: một email xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế điện tử và một email thông báo kết quả xử lý hồ sơ.

Quá trình xét duyệt hồ sơ đăng ký người phụ thuộc mất bao lâu?

Thời gian xét duyệt thông thường dao động từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi hệ thống tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Quy trình tại cơ quan quản lý thuế bao gồm kiểm tra tính đầy đủ của định dạng file và xác minh nội dung đối tượng. Bạn sẽ nhận được thông báo kết quả qua email đăng ký hoặc hiển thị trực tiếp trên ứng dụng eTax Mobile của Tổng cục Thuế.

Nếu sau 7 ngày làm việc vẫn chưa nhận được kết quả, người nộp thuế nên chủ động tra cứu trạng thái trên website Thuế điện tử. Một số trường hợp bị treo hồ sơ do trùng số Căn cước công dân của người phụ thuộc với một cá nhân khác đã đăng ký trước đó. Bạn cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện điều chỉnh hoặc yêu cầu hủy đăng ký trùng lặp nếu có bằng chứng nuôi dưỡng hợp pháp.

Mẫu đăng ký người phụ thuộc 2025

Dưới đây là mẫu đăng ký người phụ thuộc 2025 mới nhất đúng chuẩn để được cơ quan thuế chấp thuận: Mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế mới nhất

Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc đúng quy định, người nộp thuế cần tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ theo quy định pháp luật. Dưới đây terra sẽ đưa ra những mốc thời gian quan trọng để tránh bỏ lỡ hạn đăng ký và đảm bảo quyền lợi.

Thời hạn đăng ký người phụ thuộc theo quy định

Theo Luật Quản lý thuế 2019, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập hoặc người phụ thuộc của cá nhân đó theo các mốc sau:

• Đối với cá nhân chưa có mã số thuế: Hồ sơ đăng ký thuế phải được nộp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với người phụ thuộc chưa có mã số thuế: Thời gian đăng ký tối đa là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Quy định về thời hạn giảm trừ gia cảnh theo năm

Để giảm trừ gia cảnh được quy định khác nhau tùy theo từng trường hợp như sau:

• Chậm nhất 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hằng năm.
• Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh là chậm nhất vào ngày 31/12 của năm tính thuế (đối với người phụ thuộc không nơi nương tựa)

Thời hạn cụ thể cho năm 2025

• Trong trường hợp, người nộp thuế ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 31/3 năm kế tiếp năm nộp thuế (tức 2025)
• Trong trường hợp, nộp thuế tự đăng ký thuế cho người phụ thuộc thì chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày 30/4 năm kế tiếp năm nộp thuế (tức 2025)
• Trong trường hợp, người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa thì chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế (tức 2024)

Như vậy, nắm rõ các mốc thời gian quan trọng khi đăng ký người phụ thuộc là điều cần thiết đối với mọi cá nhân và tổ chức, nhằm đảm bảo đầy đủ quyền lợi về giảm trừ gia cảnh và tránh vi phạm quy định về thuế thu nhập cá nhân.

Dịch vụ quyết toán thuế TNCN từ terra

Cuối năm là giai đoạn cao điểm khi hầu hết doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải hàng loạt khó khăn.

Thay vì mất hàng tuần để rà soát và kê khai thủ công, bạn có thể sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chuyên nghiệp của terra. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp lý và có kinh nghiệm làm việc với cơ quan BHXH tại địa phương, terra giúp doanh nghiệp đảm bảo dịch vụ quyết toán thuế nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật với những giá trị thiết thực như:

• Giảm áp lực liên quan đến lương & thuế: terra hỗ trợ toàn bộ quy trình, từ rà soát dữ liệu, lập tờ khai đến nộp hồ sơ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân sự.
• Đảm bảo độ chính xác 100%, hạn chế tối đa sai sót: Mọi hồ sơ được kiểm tra kỹ lưỡng bởi đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
• Tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật: terra luôn cập nhật theo các nghị định và thông tư mới nhất, giúp doanh nghiệp yên tâm tuyệt đối về tính pháp lý của hồ sơ.